Cara backup file di laptop sebenarnya sangat mudah. Bahkan ada banyak cara. Saya akan jelaskan bagaimana semua caranya. Juga saya jelaskan kelebihan dan kekurangannya dari semua cara tersebut.

Dari kesemua cara tersebut, ada satu bagian yang menurut saya paling penting. Yaitu pada bagianĀ  cara backup data sehingga bisa diakses dimanapun dan kapanpun. Sehingga selain aman, tentu kapanpun kamu mau membuka file tersebut dapat segera kamu temukan dan dapatkan file atau datanya dengan mudah.

Karena pentingnya tulisan ini, terlebih dahulu saya ingin mengajak kamu memahami suatu konsep penting tentang mengapa backup data ini sangat penting. Jika kamu memahami konsep ini, saya yakin ilmu yang akan kamu peroleh dari tulisan ini akan segera kamu praktikkan dengan segera. Karena, banyak orang sebenarnya tahu caranya, tapi enggan untuk mempraktikkan ilmu yang telah diperolehnya tersebut karena ia tidak mempunyai alasan kuat mengapa harus melakukan ilmu tersebut.

Kemudian, setelah kamu mempunyai alasan kamu cukup kuat, di bagian selanjutnya saya juga akan jelaskan bagaimana cara backup file di komputer agar datanya jauh lebih aman, mudah diakses kapanpun dan di manapun.

Mengapa backup data yang bisa diakses dimanapun ini sangat penting?

Setidaknya jika saya buat list, alasan mengapa backup file sangat penting adalah sebagai berikut:

  • Data sangat berharga, bahkan lebih berharga dari harga laptop yang kamu miliki
  • Hardisk komputer mempunyai masa pakai, yang juga artinya punya kemungkinan untuk tidak bisa dipakai alias mengalami kerusakan
  • Komputer beserta datanya bisa saja rusak, terkena virus, hilang, atau dicuri orang
  • Kadang karena komputer sudah rusak, kita beli komputer baru lalu data-data lama yang berada di komputer lama malas untuk kita pindah ke komputer baru

Nah, sekarang kamu bayangkan jika kamu mempunyai file berisi data penting lalu belum sempat kamu lakukan backup tapi komputermu mengalami salah satu dari yang telah saya sebutkan di atas?

Kira-kira apa yang kamu rasakan? Padahal data di dalam file tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak. Yang jika datanya hilang, tentu mereka juga akan ikut merasakan dampaknya.

Jika kamu belum bisa membayangkan, izinkan saya memberi contoh kasus untuk memahamkan kamu tentang pentingnya backup data. Baca contoh kasus ini sampai tuntas. Kalau perlu boleh menyiapkan kopi atau camilan untuk sekedar baca cerita ini.

Oke, jadi ceritanya begini.

Contoh Kasus I.

Misalnya ada sekolah bernama Sekolah Dasar Negeri Jaya Raya yang mempunyai data siswa kelulusannya sebanyak 50 orang siswa pada tahun ini. Karena aturan dari pemerintah, maka untuk kelulusan harus menyertakan suatu Surat Resmi sebagai tanda kelulusan. Tentu saja surat tersebut berupa Ijazah dan SKHU atau jika ujian sekolah telah dihapus SKHU diganti dengan Surat Tanda Kelulusan atau sebutan lain.

Saya lanjutkan ceritanya sekarang untuk data yang paling penting bagi siswa, yaitu ijazah. Tentu saja di dalam blangko ijazah tersebut ada format nilai yang harus ditulis oleh guru sebagai bukti bahwa siswa tersebut telah menyelesaikan pendidikan di sekolah tersebut. Padahal, format nilai yang ditulis dalam blangko ijazah harus dirumus menggunakan sebuah aplikasi. Misal, menggunakan aplikasi penulisan ijazah seperti yang dikeluarkan oleh ciptacendekia.com.

Contoh Tampilan Aplikasi Ijazah

Sang guru, mengerjakan penulisan ijazah menggunakan aplikasi tersebut. Melakukan input data, cetak blangko ijazah seperti yang tertera di aplikasi, menulis ijazah di blangko resmi dan membagikannya pada siswa pada saat kelulusan.

Semuanya berjalan normal seperti biasa. Satu tahun berlalu. Dua tahun berlalu, bahkan sampai bertahun-tahun berlalu seperti biasa. Normal dan tidak ada masalah.

Hingga akhirnya, ada sebuah kasus ketika ada alumni siswa yang ingin mendaftar di akademi kepolisian tapi kehilangan ijazah SD-nya karena bencana alam. Ia mencari ke SD Negeri Jaya Raya tersebut untuk meminta Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI). Tentu saja untuk mengurus SKPI harus sesuai prosedur cara mengurus ijazah hilang yaitu dengan meminta ke sekolah terkait.

Masalahnya, ketika alumni tersebut ke sekolah, ternyata guru yang mengurusi pengerjaan ijazah tersebut ternyata sudah meninggal dunia. Padahal data SKPI harus dilengkapi dengan data berupa nilai yang tertera di ijazah. Bertanya kepada guru lain mungkin bisa menemukan solusi. Tapi sayangnya, sekolah tersebut ternyata lupa tidak mengarsipkan fotokopi ijazah alumni tersebut. Sang guru pun juga kesulitan untuk menemukan di mana file aplikasi ijazah tersebut karena tidak ikut terlibat dalam pengerjaannya. Bahkan komputer di sekolah tersebut sudah lama ganti dengan komputer terbaru.

Kira-kira, akankah nasib alumni tersebut akan sirna untuk menjadi seorang polisi gara-gara sekolah tidak mengarsipkan berkas-berkas penting dan juga file penting yang menyangkut hajat hidup orang banyak?

Itu tadi hanya satu contoh kecil dari sebuah kisah yang menceritakan pentingnya mempunyai pengarsipan yang baik dalam sebuah instansi. Meskipun sebenarnya, pengarsipan untuk perorangan juga sangat penting, agar jika sewaktu-waktu kita membutuhkan suatu data kita bisa mempersiapkannya secara cepat dan mudah.

Contoh Kasus II.

Untuk contoh kasus kedua ini saya ceritakan kisah nyata tentang apa yang dialami oleh teman saya sendiri. Dia mempunyai laptop sudah sekitar 3 tahun. Laptop tersebut berisi data-data penting yang biasanya setiap hari ia kerjakan.

Selama sekitar 3 tahun tersebut tentu masih aman-aman saja terhadap data-datanya. Hardisknya juga masih berjalan normal, laptop juga masih bisa dipakai setiap hari.

Hingga suatu ketika, ia menemui saya. Sambil membawakan laptopnya, ia menceritakan bahwa semua file di komputernya mendadak hilang, tidak bisa diakses. File di sistem C, data D, dan data E hilang.

Mula-mula saya hanya menerka, oh mungkin terkena virus yang menyembunyikan file. Akhirnya saya coba instal antivirus di laptop tersebut. Berharap setelah diinstal antivirus lalu discan virus tersebut akan hilang sehingga file yang disembunyikan bisa terselamatkan.

Tapi setelah mencoba sekian kali dan menunggu hasil scan, ternyata file tersebut tidak bisa diakses. Saya coba cek lebih mendalam. Ternyata laptopnya terkena virus ransomware. Ah, gawat ini!

Saya tanya pada teman saya tersebut tentang bagaimana ia mendapatkan virus tersebut. Lalu ia menjelaskan bahwa ia sendiri juga tidak tahu. “Mungkin gara-gara tidak diinstal antivirus padahal setiap hari dipakai untuk online.”, lanjutnya.

Saya memprediksi mungkin virus ransomware tersebut memang disebabkan oleh tidak adanya antivirus internet security. Sehingga virus bisa masuk melalui internet yang ia akses setiap harinya.

Perlu diketahui bahwa virus ransomware ini mengenkripsi file yang terdapat di laptop tersebut. Dan untuk mengembalikan file seperti semula, si pembuat virus mensyaratkan untuk mengirimkan donasi dengan ribuan dolar ke nomor rekening bitcoinnya. Tentu saja, teman saya tidak mempunyai nominal uang sejumlah itu.

Akhirnya, sambil mencari inisiatif solusi dari mengembalikan file di laptop, tercetuslah untuk install ulang laptop tersebut. Berharap agar virus yang terdapat di sistem C laptop hilang sehingga file di data D dan data E tetap aman.

Tapi, setelah instal ulang ternyata file di data D dan data E tetap tidak bisa diakses karena masih terenkripsi. Tambah pusinglah teman saya tersebut.

Hingga pada akhirnya, dengan sangat berat hati semua file dan data-data di penyimpanan data D dan data E yang terdapat di laptop, hasil dari jerih payahnya selama ini harus rela dihapus agar laptopnya dapat digunakan kembali dengan normal. Caranya yaitu dengan instal ulang lalu memformat semua bagian hard disk yang terdapat di laptop..

Itulah dua kisah penting, tentang betapa pentingnya kita melakukan backup file atau backup data di komputer agar lebih aman.

Sekarang kamu telah memahami bahwa data merupakan suatu hal yang sangat berharga. Dan jika boleh saya katakan, data penting jauh lebih berharga dari harga laptop yang kamu miliki saat ini.

Karenanya sangat perlu melakukan upaya agar data atau file penting yang kita miliki tetap aman dan mudah kita akses kapanpun dan di manapun saat kita butuhkan.

Bagaimana cara backup file di komputer yang biasanya dilakukan banyak orang?

Sebenarnya ada banyak cara untuk melakukan backup file di komputer. Terlebih dahulu, saya coba uraikan cara backup file di komputer yang umumnya dilakukan orang lain. Atau cara-cara backup data yang biasanya kamu temukan di internet. Tentu saja saya akan jelaskan kelebihan dan kelemahannya masing-masing.

1 . Backup file di flashdisk

Inilah cara yang biasanya dilakukan oleh sebagian besar orang yang belum mengerti betapa pentingnya data itu sesungguhnya. Mereka mungkin beranggapan bahwa flashdisk bisa mudah dibawa kemana-mana, simple, dan aman.

Mereka biasanya mengcopy (menyalin) file di komputer lalu melakukan penyimpanan di flashdisk dan berharap data-datanya akan aman.

Sayangnya, anggapan tersebut bisa saja keliru jika flashdisk terkena virus atau ada bencana alam yang tidak bisa dihindari. Seperti terkena Lumpur Lapindo sehingga mengakibatkan lupa menyelamatkan laptop dan juga flashdisk tersebut.

Flashdisk sebenarnya cukup rawan terlebih lagi jika sering terkoneksi pada komputer yang tidak memiliki antivirus. Semua file di datanya biasanya mudah terkena virus yang berakibat file corrupt atau mengalami kerusakan bahkan filenya bisa hilang.

Jika memang terpaksa kamu harus melakukan backup file melalui flashdisk saya sarankan terlebih dahulu untuk membuat file yang kamu copy tadi dalam bentuk format rar yang terenkripsi dengan kata sandi.

Caranya membuat file dengan ekstensi rar adalah sebagai berikut:

  • Pastikan laptop atau komputer kamu terinstal software WinRar
  • Klik file yang hendak kamu jadikan file berformat rar
  • Klik kanan pada mouse
  • Pilih add to archive
  • Namai file tersebut pada bagian archive name
  • Pilih ekstensi .rar pada bagian archive format
  • Tambahkan password dengan cara mengeklik pada bagian set password
  • Klik OK

Fungsinya dari file dalam format rar bersandi adalah agar jika flashdisk terkena virus, maka file kamu tetap aman karena virus tidak bisa membobol file tersebut.

Itu juga alasan mengapa ketika saya memberikan file aplikasi ijazah kepada guru melalui link download, saya buat filenya dalam format rar bersandi terlebih dahulu kemudian saya upload di google drive.

2. Backup file di hard disk external

Cara ini sebenarnya jauh lebih aman dari cara backup file di flashdisk.

Hard disk eksternal memang biasanya dikhususkan untuk melakukan backup data yang ukurannya sangat besar. Saat ini harga hard disk eksternal juga lebih terjangkau tergantung dari ukuran penyimpanannya.

Tapi ada satu kelemahan yang menurut saya perlu Anda pertimbangkan. Yaitu, Anda tidak bisa mengakses kapan pun Anda mau jika tanpa membawa hard disk ekternal tersebut. Hard disk eksternal juga tentu masa pakai. Hard disk eksternal juga tidak aman jika kehilangan, pencurian, atau ada bencana alam yang tidak terduga.

Bagi kamu yang ingin melakukan backup data di hard disk eksternal tentu sangat mudah, caranya :

  • Hubungkan hard disk eksternal ke laptop atau komputer kamu
  • Copy file yang kamu anggap penting yang terletak di dalam laptop
  • Paste kan file yang sudah kamu copy tadi ke hard disk eksternal
  • Selesai, cabut hard disk eksternal dari laptop.
  • Amankan hard disk ekternal tersebut.

3. Backup file di komputer atau laptop lain

Ini juga merupakan salah satu cara yang biasa saya lakukan terhadap data penting yang saya miliki. Yang jelas, karena data sangat penting maka sebisa mungkin data tersebut harus bisa diakses dari berbagai perangkat yang kita miliki. Sehingga, pekerjaan jauh lebih mudah jika sewaktu-waktu kita membutuhkan file dari perangkat lain, langsung segera kita akses.

Untuk melakukan backup data dari satu komputer ke komputer lain, cukup mengcopy file melalui flashdisk lalu mempastekan pada komputer yang hendak kita tuju.

Meskipun demikian, ada faktor risiko yang juga masih perlu dipertimbangkan jika menggunakan cara ini. Yaitu, komputer tersebut tetap tidak aman jika terjadi kehilangan, kerusakan, atau bencara alam yang tidak terduga.

Bagaimana cara backup file di komputer agar aman dan dapat mudah diakses di manapun dan kapanpun?

Nah, inilah saatnya kamu mencoba menerapkan cara ini. Cara ini tergolong jarang dipakai oleh sebagian besar orang, karena memang caranya tidak mudah dibandingkan dengan cara yang telah saya sebutkan di atas.

Tapi dari hal yang tidak mudah tersebut, tentu kamu pasti akan mendapatkan manfaat yang jauh lebih besar dibandingkan dengan cara-cara di atas. Cara ini juga akan jauh lebih aman serta untuk mengantisipasi bencana alam tak terduga.

Ada dua cara yang saya ketahui untuk melakukan backup data agar kita bisa mengaksesnya dari manapun dan kapan pun. Tapi intinya adalah kita harus membackup file tersebut di cloud secara online.

Langsung saja yuk kita simak.

  1. Melalui Google Drive
  2. Melalui One Drive

Kita bahas satu persatu.

1# Backup Data melalui Google Drive

Cara ini merupakan salah satu cara termudah dan teraman yang biasanya saya lakukan. Meski ada bencana alam pun, insya Allah data kita akan tetap aman. Karena filenya tersimpan secara cloud. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja dengan menggunakan perangkat yang terhubung secara online.

Tapi sebelum membahas lebih dalam tentang cara yang akan saya bahas ini, terlebih dahulu saya beritahukan prasyarat atau hal-hal apa saja yang harus dilakukan sebelumnya. Prasyarat utama untuk bisa menggunakan cara ini adalah mempunyai akun e-mail di google.

Saya tidak akan membahas lebih jauh tentang bagaimana caranya membuat email, karena semuanya sudah saya jelaskan pada tulisan lain. Jika kamu belum mempunyai akun e-mail di google, sebaiknya pelajari apa yang telah saya tulis di sini:

https://ciptacendekia.com/support/alasan-kamu-harus-memiliki-email/

Setelah kamu mempunyai akun email di google, inilah urutan cara melakukan penyimpanan file di google drive.

  1. Pertama, ubah file menjadi extensi .rar. Caranya sudah saya jelaskan di atas ya.
  2. Pastikan komputer/laptop terhubung dengan internet.
  3. Silakan buka browser yang terinstal di komputer/laptop. Browser di sini bisa bermacam-macam ya. Bisa google chrome, firefox, microsoft edge, safari, dan lain-lain. Yang jelas pilih salah satu saja.
  4. Pada bagian address bar di browser tadi, masukkan link berikut : https://drive.google.com/
  5. Klik pada bagian Kunjungi Google Drive
  6. Silakan LOGIN menggunakan e-mail dan password yang telah kamu daftarkan
  7. Setelah berhasil login, kamu akan diarahkan ke bagian my drive
  8. Klik tanda + yang terletak di sebelah kiri sidebar, kemudian pilih Folder
  9. Beri nama folder sesuai dengan kategori file yang hendak kamu upload. Kemudian klik create.
  10. Masuk pada folder yang baru saja kamu buat dengan cara klik dua kali folder tersebut.
  11. Klik lagi tanda + pada sidebar kiri, kemudian pilih file upload
  12. Akan muncul popup (jendela munculan), pilih file hasil compress yang hendak diupload.
  13. Klik open pada popup.
  14. Tunggu, sampai proses penyimpanan data secara cloud ini berhasil.

Tips :

  1. Jika data yang ingin kamu backup merupakan data instansi seperti sekolah, saya sarankan untuk melakukan penyimpanan secara cloud ini menggunakan e-mail instansi tersebut. Alasan utamanya adalah agar data tadi bisa diakses oleh orang lain yang juga bekerja di instansi yang sama.
  2. Ketika melakukan compress data menjadi berekstensi .rar, kamu bisa juga menyertakan password untuk membuka file yang tercompresi tersebut dalam format .txt. Caranya yaitu dengan melakukan compress data sebanyak 2 kali. Di mana pada saat melakukan compress yang kedua, kamu menyertakan password tersebut.
  3. Lakukan backup data seperti ini secara berkala sebagai upaya untuk menyimpan data instansi maupun data pribadi yang sangat penting.
  4. Kelompokkan file yang hendak kamu upload dengan menerapkan prinsip-prinsip pengarsipan yang baik yaitu dengan mengelompokkan ke dalam folder sesuai dengan kategori yang telah kamu tentukan sebelumnya.
  5. Google memberikan ruang penyimpanan sebanyak 15 Gb secara gratis untuk akun personal, jadi pastikan file yang kamu upload hanya file-file penting saja.

2# Backup Data melalui Onedrive.

Jika google drive adalah milik dari perusahaan google yang memberikan ruang penyimpanan sebanyak 15 Gb secara gratis, maka onedrive adalah merupakan milik perusahaan microsoft yang memberikan ruang penyimpanan sebanyak 5 Gb.

Cara backup file melalui onedrive agar datamu lebih aman:

  1. ertama, ubah file menjadi extensi .rar. Caranya sudah saya jelaskan di atas ya.
  2. Pastikan komputer/laptop terhubung dengan internet.
  3. Silakan buka browser yang terinstal di komputer/laptop.
  4. Pada bagian address bar di browser, masukkan link berikut : https://onedrive.live.com/
  5. Jika kamu dalam keadaan belum masuk di akun microsoft, maka kamu akan dialihkan ke halaman https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
  6. Jika kamu belum mempunyai akun microsoft, silakan mendaftar terlebih dahulu dengan cara mengeklik tombol daftar gratis. Maka akan muncul tab baru di browser yang mengharuskan kamu mendaftar akun di microsoft.
  7. Jika sudah mempunyai akun microsoft, silakan klik tombol masuk. Maka akan muncul tab baru yang mengarahkan pada ruang penyimpanan di onedrive.
  8. Klik tombol baru
  9. Pilih Folder
  10. Beri nama folder baru sesuai dengan kategori file yang hendak kita upload. Kemudian klik tombol buat
  11. Klik dua kali pada folder yang telah kita buat sebelumnya
  12. Klik pada tombol Unggah kemudian pilih file
  13. Pilih file yang hendak kita upload kemudian klik tombol open
  14. Tunggu sampai proses upload selesai.

Kesimpulan

Kini kamu seharusnya telah bisa melakukan penyimpanan data secara offline maupun secara online. Yang jelas, upaya backup data merupakan suatu keharusan sebagai antisipasi terhadap hal-hal yang tidak kita inginkan terjadi pada data kita yang sangat berharga.

Pepatah sedia payung sebelum hujan ini tentu harus kita praktikkan dalam lini kehidupan agar kita tidak direpotkan dikemudian hari.

Semoga tulisan ini bermanfaat. Dan agar lebih bermanfaat lagi, kamu bisa membagikan tulisan ini dengan cara mengeklik pada salah satu tombol media sosial di bawah tulisan ini.

Sekian, terima kasih telah membaca tulisan ini sampai selesai.